Artikel

Den ultimative guide til planlægning af din virksomheds tilbagetog til Californiens vinland

Som VP for Corporate & Group Sales for WineCountry Media - som ejer og driver NapaValley.com , Sonoma.com og WineCountry.com - Jeg har hjulpet virksomheder fra hele verden med at planlægge deres møder, retreats og events i Californiens vinland. Og hver gang er der vigtige ting, som disse virksomheder ikke har tænkt på, før de kontaktede mig om deres kommende møde eller tilbagetog.

Så jeg vil dele mine top 14 overvejelser, som en administrerende direktør, administrerende assistent eller begivenhedsplanlægger skal huske på, når de planlægger en virksomheds tilbagetog til Californiens vinland. Min private, kampkrydset tjekliste til oprettelse af et vellykket Wine Country-tilbagetog for at tjene kudos fra dine kolleger og få dig til at ligne en professionel mødearrangør.

Lige da: Lad os grave ind. Nedenfor er det aktuelle spørgeskema, jeg bruger til hver ny virksomhedsklient, en jeg har finpudset fra at arbejde med en lang række virksomheder og de tjenester, de og deres medarbejdere har brug for, når de ankommer. Ved det sidste spørgsmål har du et godt overblik over hvornår, hvor, hvad og hvordan det er nødvendigt at planlægge din næste succesrige Wine Country-teambegivenhed.


Spørgeskemaet


# 1. Hvad er formålet med din begivenhed?

Af De 10 mest almindelige typer virksomhedsbegivenheder , det hjælper med at vide nøjagtigt, hvilken kategori din begivenhed falder i, så gruppesælgerne på Wine Country-hotellerne og resorts ved, hvordan de skal reagere på RFP (anmodning om forslag) i overensstemmelse hermed. Et eksekutivmøde eller et medarbejderteams træningsseminar vil f.eks. Højst sandsynligt blive afholdt indendørs, ofte i et vinduesfrit mødelokale for at undgå distraktioner, hvorimod et middagshold til en tur til holdet kan afholdes udendørs i en vingård eller i en vinhule. At give den korrekte etiket på din begivenhed i starten kunne forhindre flere problemer senere.

# 2. Hvor stor er din gruppe?

Vær opmærksom på, at de fleste vinlandshoteller og resorts betragter 10 personer som minimumsstørrelsen for en 'gruppe'. Enhver størrelse, der er mindre end dette, giver dig sandsynligvis ikke fordelene ved en gruppebestilling. Hvis du ikke kender den nøjagtige størrelse på din fest, er det okay - hoteller forventer dette og giver kunderne noget spillerum på ubookede værelser.

Når vi kender det anslåede antal i din gruppe, matcher vi det derefter med det mest passende vinland-hotel eller -ort. Mindre grupper matcher bedre med små til mellemstore ejendomme, og den unikke service, de leverer, er ofte mere personlig, mens de store udvejsejendomme kan spare dig for tusinder i transportomkostninger ved at have alt, hvad dine grupper ønsker eller har brug for på ejendommen. : restauranter, kurbade, vinsmagning og endda en bowlingbane ved Meritage Resort and Spa .

# 3. Har din gruppe været i vinlandet før? Hvis ja, hvor boede du?

Det er ikke ualmindeligt, at koordinatorer for gruppebegivenheder siger, at de vil bo i Napa Valley og derefter ender med at blive i Sonoma County, selv når de ikke havde nogen idé om, at det var endda en mulighed at være vært for et tilbagetog i Sonoma County (normalt er det det gennemsnitlige Napa Valley-hotel værelsespris, der hjælper med at overbevise dem). Hvis klienten har været i vinlandet før, har de normalt en klar idé om, hvor de vil være vært for deres begivenhed. Og at vide, hvor de boede og spiste, fortæller os, at vi ikke sender RFP'er til de samme spillesteder, medmindre de specifikt anmoder om det.

# 4. Ønsker du at blive i Napa Valley eller Sonoma County?

Omkring 90% af virksomhedens begivenhedskunder siger, at de vil være vært for deres tilbagetog i Napa Valley, men når Sonoma County også anbefales, er de normalt åbne for det som en mulighed. Hvad der normalt bestemmer deres endelige destination er omkostninger: Et hotelværelse i Sonoma County er typisk ca. 30% mindre end Napa Valley, og de fleste gisp når de hører de gennemsnitlige omkostninger ved en værelsespris for en weekend i Napa Valley.

# 5. Hvor mange værelser har du brug for til din gruppe?

Dette spørgsmål fremkalder ofte latter. Tanken om virksomhedsledere, der deler et hotelværelse, er ret morsom for administrerende assistenter. Men du vil blive overrasket over, hvor ofte dette stubber den person, der har til opgave at planlægge virksomhedsbegivenheden. Ønsker virksomheden at spare penge ved at få holdet til at dele værelser? Vil nogle af medarbejderne medbringe deres partnere (eller kan de)? Ved siden af ​​budgettet er det en af ​​de vigtigste faktorer for at booke en virksomheds tilbagetog at have en klar idé om, hvor mange værelser du har brug for.

# 6. Hvad er din ankomst- og afrejsedato?

Industriens standard svar på dette spørgsmål er at angive ankomstdato og afrejsedato i dette format: Vi ankommer onsdag den 3. marts og afgår søndag den 7. marts. Det er uklart at sige, at det er et 3-dages tilbagetog, og når det kommer til at booke en $ 40.000 begivenhed, er klarhed nøglen. Hvis du ikke kender de nøjagtige datoer, din gruppe skal bo på, kan en hotelsalgsperson kun give dig et skøn over omkostningerne og sandsynligvis ikke holde en blok med værelser til dig. Det er ikke en deal-breaker, men at have en klar ankomst- og afrejsedato vil gøre alles arbejde lettere.

Og FYI, mange Wine Country-hoteller og resorts har minimum 2 nætter i weekenden, så hvis din virksomheds tilbagetog slutter på en lørdag, bliver du muligvis også opkrævet betaling for lørdag aften. Og fordi Vinland er et så populært rejsemål for turister i weekenden, kan det spare dig tusindvis af dollars at booke din begivenhed søndag til torsdag.

# 7. Er din ankomst- og afrejsedato fleksibel?

Selvom det er nyttigt at have rejsedatoer sat i sten, er det ikke afgørende. Hoteller og resorts spørger ofte, om dine gruppebegivenhedsdatoer er fleksible, da de undertiden er udsolgt på de specifikke datoer eller endda bare den første eller sidste dag. At sige, at du er okay med mandag-tirsdag eller tirsdag-onsdag, giver hotel sælgeren meget mere spillerum.

# 8. Hvad er dit estimerede budget?

Du vil blive overrasket over, hvor ofte en ny gruppehændelsesklient ikke har svar på dette spørgsmål, enten fordi de ikke fik et budget, eller hvis virksomheden kontakter os for at afgøre, hvad deres budget skal være. At have et anslået budget er ikke afgørende, men meget nyttigt til bestemmelse af kaliber, timing og placering af et hotel eller virksomheds tilbagetogssted. For et gennemsnitligt gruppearrangement (hotel, mødelokale + F&B + A / V, transport, måltider) er et minimum på $ 500 per person per nat et godt sted at starte.

Med hensyn til budgetter er et ord, du gerne vil have i dit leksikon, 'indrømmelser', hvilket er hotel-lingo for freebies. Selvom vi ikke forhandler gruppesatser for dig, vil et hotel eller et mødested ofte give ekstra indrømmelser til vores kunder, fordi vi arbejder så ofte med dem. Kort sagt kan du spare dig penge ved at booke din virksomhedsbegivenhed gennem os og bede om yderligere indrømmelser - som f.eks. At vippe resortgebyret eller Wi-Fi-gebyret - vil spare dig endnu flere penge.

# 9. Hvad bruger ballparken på værelsespriser?

Hvis en klient til virksomhedsbegivenheder ikke har et budget i tankerne, har de næsten altid en idé om, hvor meget de vil bruge på et værelse pr. Nat. Værelsespriser for grupper er typisk mindre end priserne på 'fritidsrejser', og priserne søndag til torsdag er næsten altid langt billigere end weekendpriserne, da Wine Country er et populært rejsedestination for weekenden.

At vide, hvor meget du er villig til at bruge på et hotelværelse, er meget nyttigt at afgøre, hvilke hoteller der passer bedst til din gruppe. I den lave ende om sommeren kan du forvente at betale omkring $ 250 pr. Værelse-nat i Sonoma County. For en luksusejendom i Napa Valley i højsæsonen, forvent at betale mindst $ 500 til $ 600 pr. Værelsesnat mindst.

# 10. Har du også brug for transport?

Igen vil du blive overrasket over, hvor mange mennesker, der har til opgave at sammensætte virksomhedens gruppetræning, ikke medregner transportomkostninger, både fra lufthavnen og uden for stedet fra hotellet. Meget få hoteller i vinlandet har direkte pendulkørsel fra lufthavnene i San Francisco og Oakland (Doubletree Sonoma Wine Country er en sjælden undtagelse), så hvis du har brug for en tur fra lufthavnen eller til en vingård fra dit hotel, har brug for at reservere et transportselskab i god tid. Hos WineCountry har vi indgået et samarbejde med flere lokale transportvirksomheder og vil gerne anbefale den bedste pasform til din gruppe.

# 11. Har du brug for mødelokale? Hvis ja, hvilke dage skal du reservere mødelokale og hvor mange personer? Har du brug for lyd / video og F&B? Har din gruppe andre behov?

Næsten enhver virksomheds- eller gruppebegivenhed har brug for en form for mødelokale eller bestyrelseslokale, enten på et hotel eller på en vingård. Spørgsmål, du gerne vil have svar på på forhånd, inkluderer: For hvor mange personer? I hvilken periode i løbet af dagen? Har du brug for mad- og drikkevarer? Ønsker du serveret alkohol (f.eks. På en vingård)? Har du brug for lyd- / videoudstyr? Hvordan vil du have bordene og stole arrangeret? Har du nogen breakout-sessioner?

De typiske omkostninger ved at leje et mødelokale varierer meget i vinlandet. Vi har nogle hotelpartnere, der ofte vinker deres lejegebyr for mødelokaler (normalt hvis klienten accepterer et minimum F & B-gebyr), mens andre opkræver fire-cifrede minimumsbeløb. Hvis du vil bede om indrømmelser, er gebyret for mødelokaler et godt sted at starte.

# 12. Har du brug for hjælp til at arrangere frokost eller middag?

For de fleste virksomheds- og gruppearrangementer, der finder sted i Napa Valley og Sonoma County, er frokost inkluderet i mødelokalet F & B-gebyr, enten som en boksfrokost eller buffet-opstilling enten inde i mødelokalet eller i gangen. Hvis du og dine kolleger vil spise frokost eller middag væk fra hotellet, er vi glade for at kunne tilbyde anbefalinger til dig (vi er alle madnobber her, så vi styrer dig ikke forkert). En populær mulighed er at have en gruppemiddag på en vingård, enten uden for vinrankerne eller i en vinhule, såsom den fantastiske huleoplevelse på Pine Ridge Vineyards i Napa Valley.

Husk, at hvis restauranten eller vingården ikke er inden for gåafstand - en god grund til at reservere et hotel i centrum - bliver du sandsynligvis nødt til at ansætte et transportselskab, hvis du vil rejse som en gruppe, hvilket kan blive pebret. Alternativt er Uber og Lyft tilgængelige i hele vinlandet.

# 13. Har du brug for hjælp til at arrangere aktiviteter såsom vinsmagning?

Hvornår i Rom, ikke? Næsten alle virksomheds- og gruppearrangementer, som vi hjælper med at planlægge, inkluderer et besøg på et eller flere vingårde for en smagsoplevelse, og det er vores specialitet at anbefale vingårde. Som med at spise i en restaurant, der ikke er på stedet, skal du huske på, at hvis det vingård, du vil besøge, ikke er inden for gåafstand, bliver du sandsynligvis nødt til at ansætte et transportselskab eller ride delingstjeneste. Og selvom du måske bare smager vin via små slurke, vil du blive overrasket over, hvor hurtigt dit blodalkoholniveau kan opbygges ud over 0,08%.

# 14. Er du interesseret i at lave andre aktiviteter udover vinsmagning, såsom teambuilding madlavningskonkurrencer?

Sammen med vinsmagning er der snesevis af andre aktiviteter til rådighed i Wine Country, som vi kan hjælpe med at arrangere til dit gruppearrangement, alt fra Sip-n-Cycle cykelture til gourmetmad og vinture, teambuilding-arrangementer (madlavningskonkurrencer er virkelig populære ), lektioner om vinblanding og vandreture i vingårde. Hvis du vil se en bred vifte af sjove vinlandsaktiviteter for din gruppe, skal du tjekke ud WineCountry oplevelser .


Hvis du har nået slutningen af ​​denne artikel, tillykke! Du har nu alle svarene til at være vært for en sjov og frugtbar virksomheds- eller gruppearrangement i Californiens vinland. Det næste trin er at ringe til mig på (415) 518-1402 eller e-maile mig på matt@winecountry.com . Jeg hjælper dig ikke kun med at finde de ideelle spillesteder til dit næste firmaarrangement eller teambegivenhed, jeg sætter dig i kontakt med den rigtige person, du har brug for at tale med - og sandsynligvis også med at spare dig penge.

Endelig nævnte jeg, at vores anbefaling & henvisningstjeneste er gratis? Vi tjener en mindre provision fra vores hotelpartnere på værelsesgebyret, men det er hotellet, der dækker disse omkostninger, ikke dig. Så der er virkelig ingen grund til ikke at bruge vores Anbefaling & Henvisningstjeneste til virksomheds- og gruppearrangementer til Napa Valley og Sonoma County.


- Guide til vinsmagning som en professionel -

- De 9 bedste vinlandshoteller at besøge i 2018 -


Anbefalet

GÆTTE

Wine Guru
Artikel